El e-Purchasing se puede definir como el proceso de automatizacin de la función de compras en las empresas. Se estructura en dos procesos e-sourcing y e-procurement. El e-sourcing se refiere al proceso de negociacin (planificacin, selección de proveedores, toma de decisin...) y suele tener un carcter eminentemente estratgico, mientras que el e-procurement se refiere a todo el proceso de aprovisionamiento (peticin de material / servicio, flujo de aprobaciones, aceptacin del material por el almacn...) y tiene carcter operativo.
En la actualidad, cuando se habla de e-purchasing se asocia a una herramienta informtica y an siendo cierto, no se debe olvidar que la idea que subyace es el deseo de profesionalizar y hacer ms eficiente la función de compras. Para conseguir este objetivo, las aplicaciones informticas de e-purchasing pueden utilizarse como un remedio eficaz para erradicar algunos de los grandes males de las organizaciones
1.- No conseguir las mejores condiciones de calidad, servicio y precio en la adquisicin de productos / materiales.
2.- Falta de transparencia e imposibilidad de trazabilidad (seguimiento) del proceso de compras.
3.- Poca agilidad en las compras y dificultad para realizar su control.
4.- Carencia de una nica poltica de compras.
Por lo general, las herramientas de e-purchasing aprovechan Internet para facilitar la relacin entre compradores y proveedores, de manera que existe un website (marketplace) donde los compradores reflejan sus necesidades y los proveedores realizan sus ofertas. En definitiva, lo que hacen estas herramientas es reproducir de forma virtual las negociaciones que antes se hacan cara a cara o por telfono y, al mismo tiempo, automatizan todo el proceso de negociacin, de adquisicin de la mercanca, el pago...
Como características generales encontramos:
* El acceso se realiza mediante la introducción de un código de usuario y una contraseña.
* En función del perfil asignado por el administrador de la aplicación, las funcionalidades a las que tienen acceso los usuarios de la herramienta son diferentes.
* Son aplicaciones modulares, de manera que se pueden adquirir solo aquellos módulos que realmente se vayan a utilizar.
* Una vez realizada la fase de adjudicación del pedido, integran los datos con los ERPs de las compraas.
Desde un punto de vista funcional, estas herramientas soportan la automatización de los dos grandes procesos de la función de compras
1. E-Sourcing Negociación realización de peticiones de oferta, búsqueda y selección de proveedores, envío y recepción de ofertas, gestión de la negociación y toma de decisiones, adjudicación de proveedores, contrato y condiciones de suministro, realización de informes, etc.
2. E-Procurement o Aprovisionamiento configuraciónn y mantenimiento del catalogo de productos, lanzamiento de las solicitudes de pedido, flujo de trabajo y aprobaciones, recepción / rechazo de pedido, pago, seguimiento de contratos y pedidos, informes, etc.
Las herramientas que hay en el mercado suelen estar especializadas en alguno de los dos procesos de la función de compras (e-sourcing y e-procurement), aunque casi todas cubren ambas funcionalidades. No se puede destacar una herramienta como la mejor, pero s se puede saber en que esta especializada cada una de ellas. Entre las empresas enfocadas al e-sourcing o negociación se cuentan Fullstep, Portum y Goodex, entre otras. Y entre las especializadas en el aprovisionamiento, Opcional, Azertia, Oracle, SAP y Adquira.
